Proses Perencanaan
Pengertian Perencanaan
Dalam
proses manajemen, yang menjadi titik awalnya adalah perencanaan. Jadi
perencanaan sebagai awal kita melakukan proses manajemen sebelum kita melakukan
pengorganisasian, pengarahan, dan pengontrolan.
Menurut
George R. Terry perencanaan adalah: “planning is the selecting and relating
of fact and the making and using of assumption regarding the future in the
visualization and formulating of proposed activities believed necessary to
achieve desired result”.
Dalam
pengertian tersebut bisa kita simpulkan antara lain:
- Perencanaan merupakan kegiatan yang harus didasarkan pada fakta, data dan keterangan kongkret.
- Perencanaan merupakan suatu pekerjaan mental yang memerlukan pemikiran, imajinasi dan kesanggupan melihat ke masa yang akan datang.
- Perencanaan mengenai masa yang akan datang dan menyangkut tindakan-tindakan apa yang dapat dilakukan terhadap hambatan yang mengganggu kelancaran usaha.
Pada
intinya perencanaan dibuat sebagai upaya untuk merumuskan apa yang sesungguhnya
ingin dicapai oleh sebuah organisasi atau perusahaan serta bagaimana sesuatu
yang ingin dicapai tersebut dapat diwujudkan melalui serangkaian rumusan
rencana kegiatan tertentu.
Empat Tahap Dasar Perencanaan
Semua kegiatan perencanaan pada dasarnya melalui 4
tahapan berikut ini.
Ø Tahap 1 : Menetapkan tujuan atau
serangkaian tujuan.
Perencanaan
dimulai dengankeputusan-keputusan tentang
keinginan atau kebutuhan organisasi atau kelompok kerja.Tanpa rumusan tujuan
yang jelas, organisasi akan menggunakan sumber daya sumberdayanya
secara tidak efektif.
Ø Tahap 2 : Merumuskan keadaan saat
ini.
Pemahaman akan posisi perusahaansekarang dari tujuan yang
hendak di capai atau sumber daya-sumber daya yang tersediauntuk pencapaian
tujuan adalah sangat penting, karena tujuan dan rencana menyangkutwaktu yang
akan datang. Hanya setelah keadaan perusahaan saat ini dianalisa, rencanadapat
dirumuskan untuk menggambarkan rencana kegiatan lebih lanjut. Tahap kedua
inimemerlukan informasi-terutama keuangan dan data statistik yang didapat
melaluikomunikasi dalam organisasi.
Ø Tahap 3 : Mengidentifikasi segala
kemudahan dan hambatan.
Segala kekuatan dankelemahan serta kemudahan dan hambatan
perlu diidentifikasikan untuk mengukurkemampuan organisasi dalam mencapai
tujuan. Oleh karena itu perlu diketahui faktor-faktor lingkungan intren dan
ekstern yang dapat membantu organisasi mencapai tujuannya,atau yang mungkin
menimbulkan masalah. Walau pun sulit dilakukan, antisipasi keadaan,masalah, dan
kesempatan serta ancaman yang mungkin terjadi di waktu mendatang adalahbagian
esensi dari proses perencanaan.
Ø Tahap 4 : Mengembangkan rencana atau
serangkaian kegiatan untuk pencapaian tujuan
Tahap terakhir dalam proses perncanaan meliputi
pengembangaan berbagaialternatif kegiatan untuk pencapaian tujuan, penilaian
alternatif-alternatif tersebut danpemilihan alternatif terbaik (paling
memuaskan) diantara berbagai alternatif yang ada.
Perencanaan
Operasional
Perencanaan
operasional diturunkan dari perencanaan taktis, mempunyai fokus yang lebih
sempit, jangka waktu yang lebih pendek (kurang dari 1 tahun) dan melibatkan
manajemen tingkat bawah.
Perencanaan
Strategis
Perencanaan
strategis merupakan rencana jangka panjang (lebih dari 5 tahun) untuk mencapai
tujuan strategis. Fokus perencanaan ini adalah organisasi secara keseluruhan.
Rencana strategis dapat dilihat sebagai rencana secara umum yang menggambarkan
alokasi sumberdaya, prioritas, dan langkah yang diperlukan untuk mencapai
tujuan strategis. Tujuan strategis biasanya ditetapkan oleh manajemen puncak.
Faktor
Waktu dan Perencanaan
Perencanaan merupakan salah satu fungsi dari manajemen atau pengelolaan termasuk pengelolaan komunikasi, baik ditinjau dari segi proses, bentuk maupun komponen-komponen atau unsur-unsur.
Dari
sudut proses, pengelolaan mencakup unsur-unsur dalam manajemen, baik secara
lengkap maupun secara sederhana. Secara lengkap unsur-unsur tersebut terdiri
dari penelitian pengembangan (litbang); perencanaan; pengorganisasian;
pelaksanaan/ pengkomunikasian; monitoring/pengawasan; dan penilaian. Secara
singkat unsur tersebut dikenal dengan POAC (Planning Organizing, Actuating dan
Controlling). Setiap unsur harus mampu didefinisikan baik secara logis maupun
akademis. Dari masing-masing definisi setiap unsur/komponen tidak boleh tumpang
tindih. Proses pengelolaan, bisa berbentuk lingkaran (cycle) termasuk proses
komunikasi.
Dari
sudut objek, perencanaan memerlukan faktor-faktor untuk pelaksanaannya, yaitu
man, money, material, dan method untuk mencapai tujuan.
Di
samping faktor proses dan objek juga harus diperhatikan komponen-komponen dalam
proses komunikasi, seperti komunikator, pesan, media, komunikan, efek, feed
back, tujuan, dan lingkungan yang turut mempengaruhinya.
Konsep
Dasar Perencanaan terutama yang menyangkut pengertian merupakan langkah yang
strategis di dalam menguasai konsep-konsep serta indikator-indikator dari
perencanaan itu sendiri.
Perencanaan
merupakan proses karya yang berkesinambungan sampai pada tahap pelaksanaan dan
bahkan sampai pada tahap evaluasi. Seorang perencana selalu berusaha
mengorganisasikan sumber-sumber atau faktor-faktor, seperti orang, material,
dana dalam proses pengerjaan suatu kegiatan. Perencanaan juga merupakan langkah
kedua dalam pengelolaan kegiatan setelah mengidentifikasi masalah-masalah, baik
dari hasil penelitian maupun dari pengumpulan data yang sederhana.
Kurangnya
berfikir strategis dan tidak mantapnya perencanaan dalam kegiatan komunikasi
akan menimbulkan kontroversi daripada memecahkan masalah. Dalam perencanaan,
sering berkaitan dengan istilah goal dan objective di samping meliputi
pendekatan-pendekatan dan strategi yang harus diadakan.
Proses
perencanaan melibatkan berbagai unsur di antaranya menurut Harold Koontz adalah
menentukan tujuan, menetapkan premis-premis serta mencari dan menyelidiki
berbagai kemungkinan rangkaian tindakan yang diambil.
Dalam
penilaian tiap-tiap kemungkinan yang diselidiki berdasarkan pertimbangan untung
rugi serta faktor-faktor yang akan mempengaruhi dalam pengambilan keputusan. Harus
disadari bahwa perencanaan banyak menghadapi faktor-faktor yang tidak pasti dan
berubah-ubah sehingga penilaian terhadap kemungkinan tersebut sangat sulit
untuk dilakukan.
Adapun
unsur-unsur perencanaan adalah sebagai berikut:
- Tujuan.
- Policy.
- Prosedur.
- Progress (kemajuan).
- Program.
Fungsi
dan manfaat perencanaan dalam dunia modern semakin mendapat tempat yang paling
penting karena di samping nilai manfaat juga fungsinya pun semakin dirasakan.
Manfaat dan fungsi perencanaan dapat disimpulkan, sebagai berikut:
- Perencanaan itu penting karena di dalamnya memuat garis-garis tujuan baik yang berjangka panjang ataupun pendek serta digariskan pula apa saja yang harus dilakukan agar tercapai tujuan-tujuan tersebut.
- Perencanaan berfungsi sebagai petunjuk (guide) bagi semua anggota organisasi.
- Perencanaan merupakan proses yang terus-menerus.
- Perencanaan berfungsi sebagai alat pengendali.
- Perencanaan yang baik menjamin penggunaan sumber-sumber daya yang tersedia secara efektif dan efisien.
Faktor
waktu mempunyai pengaruh sangat besar terhadap perencanaan dalam tiga hal yaitu
:
1. Waktu sangat
diperlukan untuk melaksanaakan perencanaan efektif
2. Waktu sering
di perlukan setiap langkah perencanaan tanpa informasi lengkap tentang
variabel-variabel dan alternatif-alternatif,karena waktu diperlukan untuk
mendapatkan data dan memperhitungkan semua kemungkinan.
3. Jumlah waktu
yang akan dicakup dalam rencan harus dipertimbangkan.
Factor
waktu lainnya yang mempengaruhi perencanaan adalah seberapa sering rencana-rencana
harus ditinjau kembali dan diperbaiki..ini tergantung sumber daya yang tersedia
dan drajat ketetapan perencanaan manajemen.
Waktu
perkiraan akan menjadi masukan penting sebagai teknik lainnya digunakan untuk
mengatur struktur dan semua proyek. Menggunakan teknik estimasi waktu yang baik
dapat mengurangi proyek-proyek besar ke sejumlah proyek-proyek kecil.
Daftar
Pustaka :
No comments:
Post a Comment
kata-kata mencerminkan kepribadian seseorang